Cómo cuidamos los datos de las familias

1. Quién es responsable de los datos

EkoKids es un espacio que se desarrolla dentro de la comunidad Ekoparty. Para la edición 2026, el responsable del tratamiento de los datos personales es EKOPARTY SECURITY CONFERENCE S.A.S., con domicilio en Viamonte 1145, piso 9, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Para consultas o para ejercer derechos sobre los datos personales, podés escribir a privacidad@ekokids.org. Ese es el canal que atiende los pedidos de las familias y el que tiene acceso directo al material de la actividad.

Si en el futuro EkoKids pasa a tener organización propia, los datos se transfieren a esa nueva entidad con las mismas condiciones y finalidades que se describen acá, y lo comunicamos a las familias antes de que ocurra.

2. A quiénes alcanza esta Política

Esta Política se aplica a:

• Las personas adultas responsables que completan una inscripción
• Quienes participan en las actividades de EkoKids
• Quienes se comuniquen con EkoKids o participen de propuestas, talleres y eventos

3. Qué información podemos recopilar

Según la actividad, podemos solicitar:

• Datos de la persona adulta responsable: nombre, correo electrónico, teléfono, zona o localidad y vínculo con quien participa
• Datos de quien participa: nombre, edad, fecha de nacimiento, intereses y, cuando corresponda, información necesaria sobre accesibilidad o apoyos
• Datos operativos: actividad elegida, asistencia, comunicaciones y autorizaciones otorgadas
• Imágenes, videos o audios tomados durante la actividad, de acuerdo con lo que se explica en la sección 5

No pedimos información que no tenga una finalidad concreta. Los datos sobre salud, accesibilidad o apoyos se usan solo para cuidar la participación y se comparten únicamente con las personas que necesitan conocerlos.

4. Para qué usamos los datos

Podemos usar los datos personales para:

• Gestionar la inscripción, confirmar lugares y organizar grupos y actividades
• Comunicarnos con las familias antes, durante y después del encuentro
• Atender consultas y necesidades de accesibilidad o acompañamiento
• Evaluar y mejorar las propuestas mediante información estadística o anonimizada
• Enviar novedades de EkoKids, cuando corresponda y exista una base válida para hacerlo

No usamos los datos para finalidades incompatibles con aquellas que informamos al momento de reunirlos.

5. Fotografías, videos y audios durante las actividades

Durante una actividad podemos realizar fotografías, videos o grabaciones de audio para documentar lo que sucede y para dejar memoria del trabajo educativo y comunitario de EkoKids. Distinguimos dos momentos, y cada uno tiene su propia autorización:

El registro

Documentamos la actividad para dejar memoria del trabajo realizado y para que el acervo de EkoKids crezca año a año. Ese material se guarda de forma interna, con acceso restringido, y no se publica. Es parte de cómo funciona el espacio y por eso lo informamos con claridad al inscribirse.

La publicación

Es opcional, específica y separada de la aceptación general de esta Política. La persona adulta responsable puede responder “Sí” o “No” al inscribir a cada participante. Elegir “No” no impide la inscripción, no cambia las condiciones de participación y no genera ningún trato diferente.

Registran únicamente integrantes del equipo de EkoKids o personas autorizadas para cubrir la actividad. No hay registro en espacios de uso privado ni en momentos de cuidado personal.

Cuando la edad y el grado de madurez lo permitan, también tenemos en cuenta la voluntad de quien participa. Si una persona expresa que no quiere ser fotografiada o filmada, respetamos esa decisión aunque exista una autorización previa.

Cuando una familia elige que no se publiquen imágenes, lo identificamos de forma discreta en la acreditación, para que el equipo pueda cuidar esa decisión durante toda la actividad sin que nadie tenga que estar pendiente. Esa identificación no lleva ninguna leyenda: la lee el equipo, no el grupo.

Sobre las fotos que sacan las familias

Cada persona adulta acompaña a quien participa durante toda la jornada y es habitual que saque sus propias fotos. Les pedimos un criterio simple: publicar solo imágenes de la propia familia. Si aparece otra criatura, mejor no publicarla, o hacerlo sin que se la reconozca. EkoKids no puede controlar esas publicaciones, y por eso lo conversamos abiertamente en lugar de darlo por sobreentendido.

6. Cómo realizamos y seleccionamos los registros

Al momento de tomar. Priorizamos escenas grupales, de contexto y de participación: manos trabajando, los proyectos, los materiales y planos generales del espacio. Evitamos imágenes que puedan exponer situaciones sensibles, generar vergüenza, afectar la dignidad o mostrar información privada.

Al momento de seleccionar. Antes de publicar cualquier pieza revisamos la selección final contra la lista de inscripciones. Se descarta todo el material donde aparezca alguien cuya familia no autorizó la publicación, incluso si la imagen es buena y aunque la persona se haya acercado a la cámara por iniciativa propia.

Publicamos solo una parte del material. El resto queda en el registro interno y se conserva según los plazos de la sección 8.

No vinculamos una imagen con el nombre completo, la escuela, el domicilio, los datos de contacto ni otra información que permita ubicar o perfilar a quien aparece, salvo que exista una nueva autorización específica y una razón clara para hacerlo.

7. Dónde podemos usar las imágenes autorizadas

Si la persona adulta responsable otorga su autorización, las piezas seleccionadas pueden usarse en:

• El sitio web oficial de EkoKids: ekokids.org
• Las cuentas oficiales de EkoKids en Instagram y LinkedIn
• Las cuentas oficiales de Ekoparty en Instagram y LinkedIn
• Correos, boletines y comunicaciones dirigidas a la comunidad EkoKids
• Piezas institucionales digitales o impresas sobre actividades, programas e impacto
• Presentaciones, propuestas y reportes para instituciones, aliados o posibles patrocinadores

Las instituciones aliadas pueden compartir piezas finales publicadas o aprobadas por EkoKids dentro del mismo contexto informado. No reciben acceso al archivo completo ni pueden usar las imágenes para fines propios o comerciales sin una autorización adicional.

No vendemos ni licenciamos imágenes. No las usamos para reconocimiento facial, creación de perfiles biométricos, entrenamiento de sistemas de inteligencia artificial ni campañas comerciales de terceros. Tampoco las incluimos en publicidad paga sin solicitar antes una autorización nueva, expresa y específica.

8. Durante cuánto tiempo las conservamos y usamos

Para limitar la conservación a lo necesario, aplicamos estos plazos:

• Material original no seleccionado: hasta 12 meses desde la fecha de la actividad
• Imágenes o videos seleccionados para comunicación:hasta 36 meses desde la fecha de la actividad

Durante esos 36 meses, una pieza puede permanecer publicada y ser reutilizada por EkoKids dentro de las finalidades y los canales indicados en esta Política. Cumplido el plazo, dejamos de realizar nuevos usos y eliminamos los archivos de trabajo que ya no sean necesarios.

Si una pieza continúa publicada en un canal administrado por EkoKids, la retiraremos en la revisión correspondiente o antes si recibimos un pedido válido. Algunos materiales impresos ya distribuidos, copias descargadas o publicaciones compartidas por terceras personas pueden no ser recuperables de forma completa; en esos casos, EkoKids dejará de reutilizar la pieza y realizará esfuerzos razonables sobre los canales que controla.

9. Cómo retirar la autorización de imagen

La autorización puede retirarse en cualquier momento escribiendo a privacidad@ekokids.org e indicando:

• Nombre de la persona adulta responsable
• Nombre de quien aparece en la imagen
• Actividad y fecha aproximada
• Enlace o descripción de la pieza, si está disponible

No hace falta explicar el motivo. Retirar la autorización no afecta la participación en EkoKids.

A partir del pedido dejamos de hacer nuevos usos y gestionamos la baja del material en los canales bajo nuestro control, incluidos los canales de Ekoparty donde se hubiera publicado. La supresión se realiza dentro de los plazos legales aplicables y confirmamos por escrito cuando está resuelta.

Hay algo que no podemos revertir y preferimos decirlo con claridad: si una publicación ya fue compartida, descargada o replicada por otras personas, esas copias quedan fuera de nuestro alcance.

10. Dónde guardamos la información y quién puede acceder

Los formularios, planillas y archivos se guardan en la cuenta oficial y el Drive compartido de EkoKids, con acceso restringido a las personas del equipo que necesitan usarlos para organizar las actividades, comunicarse con las familias o gestionar los contenidos autorizados.

El material audiovisual se guarda en una carpeta separada del resto de los archivos del espacio. Acceden quienes registran durante la actividad y quienes hacen la selección. El acceso se da por necesidad concreta y se retira cuando la tarea termina.

Los equipos invitados que dan talleres no acceden a los datos de inscripción ni al material audiovisual.

Como la actividad se realiza dentro de la Ekoparty, parte de la información puede compartirse con la organización del evento para fines de coordinación y para la publicación de las piezas autorizadas, y queda alcanzada por los mismos criterios de cuidado.

Podemos utilizar servicios tecnológicos de terceros, como Google para formularios y almacenamiento, y las plataformas donde EkoKids publica contenido. Esos proveedores pueden procesar información en otros países de acuerdo con sus propias políticas y medidas de seguridad.

No compartimos datos personales con terceros para que los usen con fines propios. Solo damos acceso a proveedores o colaboradores que trabajen para EkoKids, bajo instrucciones y por el tiempo necesario para prestar el servicio.

11. Cómo protegemos los datos

Aplicamos medidas razonables para prevenir accesos no autorizados, pérdidas, modificaciones o divulgaciones. Entre ellas:

• Acceso limitado por cuenta y función
• Archivos alojados en cuentas institucionales, no personales
• Cuentas con contraseña y segundo factor de autenticación
• Revisión de permisos de carpetas y documentos después de cada edición
• Separación clara entre autorizaciones positivas y negativas de uso de imagen
• Eliminación o anonimización cuando los datos dejan de ser necesarios

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurre un incidente que pueda afectar de manera relevante la privacidad de las personas, evaluamos el caso, tomamos las medidas necesarias y lo comunicamos a quienes resulten alcanzados.

12. Derechos sobre los datos personales

La persona titular de los datos o quien ejerza su representación puede solicitar:

• Información y acceso a los datos
• Rectificación o actualización
• Supresión o retiro del consentimiento, cuando corresponda
• Confidencialidad o limitación del uso

Para hacerlo, debe escribir a privacidad@ekokids.org y acreditar identidad o representación cuando resulte necesario. El derecho de acceso se responde dentro de los 10 días corridos previstos por la normativa; los pedidos de rectificación, actualización o supresión, dentro de un máximo de 5 días hábiles cuando correspondan.

La Agencia de Acceso a la Información Pública, autoridad de aplicación de la Ley 25.326, recibe denuncias y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Más información: argentina.gob.ar/aaip

13. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en las actividades, herramientas o requisitos aplicables. La versión vigente está disponible en el sitio web de EkoKids con su fecha de actualización.

Si un cambio amplía de manera importante el uso de imágenes o datos ya reunidos, solicitamos una nueva autorización cuando corresponda.